디자인 업무를 진행할 할 때 가장 기초적이지만 중요한 것 중 하나가 파일 정리다. 그러나 디자이너 중 파일 정리를 체계적으로 할 수 있는 사람은 극소수에 불과할 것이다(나 역시 몇 년 전까지 그랬다). 게다가 그 중요성에 비해 학교나 직장에서 알려주지 않는 경우가 많다. 글을 쓰면서 다시 한번 체계를 정리할 겸 우리 스튜디오의 경우를 정리해 공유하고 싶었다.
나는 3년 전까지만 해도 파일 관리에 대한 개념이 없었다(지금의 체계는 전적으로 모든 것을 분류하고 정리해야만 성에 차는 파트너 덕분이다). 그렇기 때문에 파일 정리를 못 하는 사람의 머릿속을 누구보다도 잘 알며, ‘그렇게까지 해야 하나?’라는 나약한 마음 또한 잘 안다. 그래서 두루뭉술하게 ‘정리 잘하면 좋지’가 아닌, 2년간 습관을 고치면서 깨달은 실무적인 이점과 함께 파일을 정리하는 구체적인 방법을 써보고자 한다.
1. 파일 정리의 출발점
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폴더를 체계적으로 정리할 때의 시작점은 위계를 설정하는 것이다. 몇 번의 클릭이 귀찮더라도 폴더가 다층적으로 구성되어있어야 한다. 이유는 위의 사진을 보면 바로 느낄 수 있다. 왼쪽 사진보다 오른쪽 사진처럼 폴더 개수가 적을 때 판단이 빨라진다. 눈으로 보면서 시간을 지체하기보다는 손을 움직여서 시간을 단축하자.
위계를 설정하려면 운용하는 프로젝트가 어떤 순서로 흘러가는지, 그 과정에서 어떤 파일들이 생성되는지 알아야 한다.
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✦ 상위 폴더에는 <연도별 프로젝트>, <회사 자료>, <휴지통>이 있다. 연도별 프로젝트 내부 개별 프로젝트 폴더는 네 가지(문서/디자인/커뮤니케이션/파이널)로 분류를 제한한다. 하위 폴더는 상황에 따라 변동된다.
✦ 작업을 하다 보면 이전 파일을 확인하거나 다시 쓸 일이 비일비재하다. 그렇다고 작업 중인 폴더에 지난 파일을 쌓아놓으면 파일 찾는 데 많은 시간이 소모된다. 따라서 작업이 진행되는 폴더에는 <#Archive> 폴더를 만들어서 지난 작업 파일을 보관한다. 정리하자면 파일의 위계는 작업 진행 중 파일 / 이전 파일 / 버리는 파일 세 단계다.
✦ 폴더 이름 앞에 숫자를 붙이는 이유는 이름순으로 정렬했을 때 원하는 순서를 유지하기 위해서이며, 폴더를 규칙적이고 깔끔하게 정돈하는 역할도 한다.
이 체계에 익숙해지고 나면 파일을 빨리 찾을 수 있다는 일차적인 장점뿐 아니라, 생각이 정돈되며 자연스럽게 체계적으로 일을 처리하게 된다는 정말 큰 장점이 있다. 또한 작업물을 저장할 때 지체 없이 빠른 저장이 가능하며, 작업 중 불필요한 생각(어느 폴더에 저장하지? 폴더 이름을 뭐로 하지? 등)이 줄어들고, 작업자 간 소모적인 커뮤니케이션도 없어진다(그 파일 어딨지? / 00폴더 안에 00폴더 안에 0000파일이요). 이렇게 되면 프로젝트에 참여하지 않은 멤버도 알아서 해당 파일을 찾을 수 있게 된다. 그리고 이 변화는 당연하게도 작업 시간의 단축으로 이어진다.
2. 폴더 정리의 핵심
| 파일 이름
폴더 정리를 아무리 열심히 해도 파일 이름이 통일되지 않으면 아무런 소용이 없다. 앞의 사진에도 나와 있지만 파일 이름의 기본은 항상 위와 같다. 파일 이름에는 띄어쓰기를 쓰지 않고 모두 하이픈- (또는 언더바_)로 표기한다. (이름의 구성 요소를 잘 보이게끔 나눠주는 역할이 제일 크지만, 띄어쓰기를 쓰는 경우 가끔 오류가 날 때도 있다고 한다)
✦ 디자인 업무에서는 파일을 수정할 때마다 계속 새로 저장하는 것보다 큰 변화가 있을 때 버전을 달리해서 버전별로 저장하는 것이 효과적이다(대부분 클라이언트 미팅을 기점으로 큰 수정사항이 있기 때문에 미팅 후 버전이 달라질 것이다). 같은 내용의 파일을 여러 명이 수정한다면 버전 뒤에 작업자 이름을 쓰기도 한다.
✦ 작업이 끝난 최종 파일은 마지막에 버전 대신 fix, fin 등으로 표시해준다. 단 프로젝트 진행 중 섣부르게 결정하지 말고, 프로젝트가 완전히 끝난 후 최종적으로 파일을 정리할 때 표기하자.
✦ 날짜를 쓸 때는 연도를 2019가 아닌 19로 축약해서 쓴다. 1919년이나 2119년 파일이 존재할 수 없기 때문이다. (예외적으로 연도만 쓰는 가장 상위 폴더만—심미적 이유로—네 자릿수를 다 표기했다)
✦ 여러 장의 관련 사진인 경우 이름을 한 번에 바꾸는 게 편하다. 맥에서는 파일 우클릭 후 "00개의 항목 이름 변경…"을 통해 가능하다.
이처럼 파일 이름을 잘 정리해 놓으면 파일을 잃어버리는 일이 일어나지 않는다. 또한 급히 담당자에게 파일을 전달할 때도 파일 이름을 수정하는 등의 부가적인 일을 하지 않아도 된다.
3. 폴더 정리의 마무리
✦ 작업은 저장부터 하고 시작하자
디자이너는 작업 중 파일이 날아가는 걸 방지하기 위해 수시로 저장을 해야 한다. 무의식적으로 저장을 눌렀는데 컴퓨터가 파일 경로와 이름을 어떻게 할 건지 물어보면 무척이나 당황스럽고 그때마다 작업과는 상관없는 고민(파일 이름, 저장 위치 등)을 하게 된다. 따라서 디자이너는 작업의 흐름이 끊길 수 있다는 두려움 때문에 파일 정리를 미루고, 한편으론 ‘나중에 정리해야 한다 + 나중에 파일을 못 찾을 수 있다’는 스트레스가 오히려 작업을 방해한다. 따라서 작업 파일은 본격적으로 작업을 시작하기 전에 저장하는 습관을 들이자.
✦ 프로젝트가 끝나기 전까지 휴지통을 비우지 않는다
아무리 필요 없는 파일이라고 해도 만일을 위해 휴지통은 분기마다 끝난 프로젝트에 한해서 비운다.
✦ 지나간 프로젝트의 파일명과 디렉토리를 바꾸지 않는다
링크로 엮인 3D 프로그램 파일이나 영상, 인디자인 파일 등은 이름을 바꾸면 링크가 소실되므로 일체 건드리지 않는 것이 좋다. 이런 파일들은 패키지(인디자인)/파일 수집(애프터이펙트)/프로젝트 관리자(프리미어) 등을 이용해 폴더로 만들어서 보관하자.
✦ 빈 폴더 체계를 만들어놓고 복사해서 쓰자
시스템이 복잡해지면 당연히 매번 같은 폴더를 만들기 힘들다. 정해진대로 빈 폴더 만들어 놓고 프로젝트를 시작할 때마다 복사해서 사용한다.
✦ 나스 서버를 쓴다면 서버에서 작업한다
개인 컴퓨터에서 작업하면 공유와 업데이트에 문제가 생긴다. 서버를 쓰는 곳이라면 필히 서버 안에서 작업하도록 하자.
✦ 배경화면은 가능하면 퇴근 전에(최소한 일주일에 한 번이라도) 깨끗이 비운다
이 부분이 특히 지키기 어려울 것 같다. 그래도 맥을 쓴다면 ‘스택 사용’이 대단히 많은 도움을 준다. 스택은 이름에서 알 수 있듯 같은 속성의 파일을 뭉쳐서 보여주는 기능이다. 스크린샷의 경우 무조건 배경화면에 저장되니 상당히 필수적인 기능이다.
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스크린샷처럼 명확하지 않은 파일들은 어떻게 해야 할까? 내 경험으로는 대부분 배경화면엔 ‘딱히 어느 폴더에 넣어놔야 할지 모르겠지만 왠지 언젠가 한 번쯤은 쓸 것 같은 애매한’ 파일이 많다. 정리를 못 하는 사람이 갖는 대표적인 불안이다. 이럴 때는 하나의 폴더에 모든 애매한 것들을 쓸어 담아버리자. 몇 달이 흐르는 동안 그 데이터를 한 번도 쓰지 않는 것을 확인할 수 있을 것이다…︎ 쓸모없다는 걸 확인한 후 미련이 없어지면 휴지통으로 보내준다. 미련이 남는다면 다시 몇 달을 기다려보자(화이팅).
폴더/파일 정리를 체계적으로 바꾸고 나면 정말 일하기가 수월하고 쾌적해진다는 것을 느끼게 된다. 나는 예상했던 것보다 큰 변화에 굉장히 놀랐었다. 더불어 이번에 글을 쓰면서 기존 시스템을 다시 고민하고 업그레이드하는 기회가 되어서 좋았다. 이 글을 읽게 된, 정리를 하나도 못 하던 3년 전 나와 비슷한 사람들이 파일 정리가 생각보다 별 거 아니고 해볼 만하다고 느끼길 바라면서 글을 마친다.
나는 3년 전까지만 해도 파일 관리에 대한 개념이 없었다(지금의 체계는 전적으로 모든 것을 분류하고 정리해야만 성에 차는 파트너 덕분이다). 그렇기 때문에 파일 정리를 못 하는 사람의 머릿속을 누구보다도 잘 알며, ‘그렇게까지 해야 하나?’라는 나약한 마음 또한 잘 안다. 그래서 두루뭉술하게 ‘정리 잘하면 좋지’가 아닌, 2년간 습관을 고치면서 깨달은 실무적인 이점과 함께 파일을 정리하는 구체적인 방법을 써보고자 한다.
1. 파일 정리의 출발점
| 위계 설정
폴더를 체계적으로 정리할 때의 시작점은 위계를 설정하는 것이다. 몇 번의 클릭이 귀찮더라도 폴더가 다층적으로 구성되어있어야 한다. 이유는 위의 사진을 보면 바로 느낄 수 있다. 왼쪽 사진보다 오른쪽 사진처럼 폴더 개수가 적을 때 판단이 빨라진다. 눈으로 보면서 시간을 지체하기보다는 손을 움직여서 시간을 단축하자.
위계를 설정하려면 운용하는 프로젝트가 어떤 순서로 흘러가는지, 그 과정에서 어떤 파일들이 생성되는지 알아야 한다.
계약서, 견적서, 리서치 사진, 프레젠테이션 문서, 디자인 과정 프로그램 파일, 수많은 이미지들…작업 과정에서 생성되는 파일은 잠시만 생각해도 정말 많다. 이 파일을 작업 과정이나 형식, 상황에 따라 나누면 된다. 우리는 아래와 같이 분류했다.
회색 박스로 감싼 붉은색 글자는 폴더명, 파란색 글자는 파일명 규칙이다.
✦ 상위 폴더에는 <연도별 프로젝트>, <회사 자료>, <휴지통>이 있다. 연도별 프로젝트 내부 개별 프로젝트 폴더는 네 가지(문서/디자인/커뮤니케이션/파이널)로 분류를 제한한다. 하위 폴더는 상황에 따라 변동된다.
✦ 작업을 하다 보면 이전 파일을 확인하거나 다시 쓸 일이 비일비재하다. 그렇다고 작업 중인 폴더에 지난 파일을 쌓아놓으면 파일 찾는 데 많은 시간이 소모된다. 따라서 작업이 진행되는 폴더에는 <#Archive> 폴더를 만들어서 지난 작업 파일을 보관한다. 정리하자면 파일의 위계는 작업 진행 중 파일 / 이전 파일 / 버리는 파일 세 단계다.
✦ 폴더 이름 앞에 숫자를 붙이는 이유는 이름순으로 정렬했을 때 원하는 순서를 유지하기 위해서이며, 폴더를 규칙적이고 깔끔하게 정돈하는 역할도 한다.
이 체계에 익숙해지고 나면 파일을 빨리 찾을 수 있다는 일차적인 장점뿐 아니라, 생각이 정돈되며 자연스럽게 체계적으로 일을 처리하게 된다는 정말 큰 장점이 있다. 또한 작업물을 저장할 때 지체 없이 빠른 저장이 가능하며, 작업 중 불필요한 생각(어느 폴더에 저장하지? 폴더 이름을 뭐로 하지? 등)이 줄어들고, 작업자 간 소모적인 커뮤니케이션도 없어진다(그 파일 어딨지? / 00폴더 안에 00폴더 안에 0000파일이요). 이렇게 되면 프로젝트에 참여하지 않은 멤버도 알아서 해당 파일을 찾을 수 있게 된다. 그리고 이 변화는 당연하게도 작업 시간의 단축으로 이어진다.
2. 폴더 정리의 핵심
| 파일 이름
폴더 정리를 아무리 열심히 해도 파일 이름이 통일되지 않으면 아무런 소용이 없다. 앞의 사진에도 나와 있지만 파일 이름의 기본은 항상 위와 같다. 파일 이름에는 띄어쓰기를 쓰지 않고 모두 하이픈- (또는 언더바_)로 표기한다. (이름의 구성 요소를 잘 보이게끔 나눠주는 역할이 제일 크지만, 띄어쓰기를 쓰는 경우 가끔 오류가 날 때도 있다고 한다)
✦ 디자인 업무에서는 파일을 수정할 때마다 계속 새로 저장하는 것보다 큰 변화가 있을 때 버전을 달리해서 버전별로 저장하는 것이 효과적이다(대부분 클라이언트 미팅을 기점으로 큰 수정사항이 있기 때문에 미팅 후 버전이 달라질 것이다). 같은 내용의 파일을 여러 명이 수정한다면 버전 뒤에 작업자 이름을 쓰기도 한다.
✦ 작업이 끝난 최종 파일은 마지막에 버전 대신 fix, fin 등으로 표시해준다. 단 프로젝트 진행 중 섣부르게 결정하지 말고, 프로젝트가 완전히 끝난 후 최종적으로 파일을 정리할 때 표기하자.
✦ 날짜를 쓸 때는 연도를 2019가 아닌 19로 축약해서 쓴다. 1919년이나 2119년 파일이 존재할 수 없기 때문이다. (예외적으로 연도만 쓰는 가장 상위 폴더만—심미적 이유로—네 자릿수를 다 표기했다)
✦ 여러 장의 관련 사진인 경우 이름을 한 번에 바꾸는 게 편하다. 맥에서는 파일 우클릭 후 "00개의 항목 이름 변경…"을 통해 가능하다.
이처럼 파일 이름을 잘 정리해 놓으면 파일을 잃어버리는 일이 일어나지 않는다. 또한 급히 담당자에게 파일을 전달할 때도 파일 이름을 수정하는 등의 부가적인 일을 하지 않아도 된다.
3. 폴더 정리의 마무리
| 몇 가지 팁
✦ 작업은 저장부터 하고 시작하자
디자이너는 작업 중 파일이 날아가는 걸 방지하기 위해 수시로 저장을 해야 한다. 무의식적으로 저장을 눌렀는데 컴퓨터가 파일 경로와 이름을 어떻게 할 건지 물어보면 무척이나 당황스럽고 그때마다 작업과는 상관없는 고민(파일 이름, 저장 위치 등)을 하게 된다. 따라서 디자이너는 작업의 흐름이 끊길 수 있다는 두려움 때문에 파일 정리를 미루고, 한편으론 ‘나중에 정리해야 한다 + 나중에 파일을 못 찾을 수 있다’는 스트레스가 오히려 작업을 방해한다. 따라서 작업 파일은 본격적으로 작업을 시작하기 전에 저장하는 습관을 들이자.
✦ 프로젝트가 끝나기 전까지 휴지통을 비우지 않는다
아무리 필요 없는 파일이라고 해도 만일을 위해 휴지통은 분기마다 끝난 프로젝트에 한해서 비운다.
✦ 지나간 프로젝트의 파일명과 디렉토리를 바꾸지 않는다
링크로 엮인 3D 프로그램 파일이나 영상, 인디자인 파일 등은 이름을 바꾸면 링크가 소실되므로 일체 건드리지 않는 것이 좋다. 이런 파일들은 패키지(인디자인)/파일 수집(애프터이펙트)/프로젝트 관리자(프리미어) 등을 이용해 폴더로 만들어서 보관하자.
✦ 빈 폴더 체계를 만들어놓고 복사해서 쓰자
시스템이 복잡해지면 당연히 매번 같은 폴더를 만들기 힘들다. 정해진대로 빈 폴더 만들어 놓고 프로젝트를 시작할 때마다 복사해서 사용한다.
✦ 나스 서버를 쓴다면 서버에서 작업한다
개인 컴퓨터에서 작업하면 공유와 업데이트에 문제가 생긴다. 서버를 쓰는 곳이라면 필히 서버 안에서 작업하도록 하자.
✦ 배경화면은 가능하면 퇴근 전에(최소한 일주일에 한 번이라도) 깨끗이 비운다
이 부분이 특히 지키기 어려울 것 같다. 그래도 맥을 쓴다면 ‘스택 사용’이 대단히 많은 도움을 준다. 스택은 이름에서 알 수 있듯 같은 속성의 파일을 뭉쳐서 보여주는 기능이다. 스크린샷의 경우 무조건 배경화면에 저장되니 상당히 필수적인 기능이다.
마우스 우클릭으로 스택을 설정할 수 있다. 오른쪽 사진은 스택을 펼쳤을 때의 모습.
스크린샷처럼 명확하지 않은 파일들은 어떻게 해야 할까? 내 경험으로는 대부분 배경화면엔 ‘딱히 어느 폴더에 넣어놔야 할지 모르겠지만 왠지 언젠가 한 번쯤은 쓸 것 같은 애매한’ 파일이 많다. 정리를 못 하는 사람이 갖는 대표적인 불안이다. 이럴 때는 하나의 폴더에 모든 애매한 것들을 쓸어 담아버리자. 몇 달이 흐르는 동안 그 데이터를 한 번도 쓰지 않는 것을 확인할 수 있을 것이다…︎ 쓸모없다는 걸 확인한 후 미련이 없어지면 휴지통으로 보내준다. 미련이 남는다면 다시 몇 달을 기다려보자(화이팅).
| 마치며
폴더/파일 정리를 체계적으로 바꾸고 나면 정말 일하기가 수월하고 쾌적해진다는 것을 느끼게 된다. 나는 예상했던 것보다 큰 변화에 굉장히 놀랐었다. 더불어 이번에 글을 쓰면서 기존 시스템을 다시 고민하고 업그레이드하는 기회가 되어서 좋았다. 이 글을 읽게 된, 정리를 하나도 못 하던 3년 전 나와 비슷한 사람들이 파일 정리가 생각보다 별 거 아니고 해볼 만하다고 느끼길 바라면서 글을 마친다.